辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。
OA基本概念
計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。
OA未來： “以人為本”是協同的精髓
企業的核心管控環節包括各項事務都存在一個事前規劃預測、事中執行監控、事后分析優化的循環體系，都要有一個目標制定、分解執行落地、執行中資源協助、執行后分析優化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標績效、計劃任務管理。當我們把目光聚焦到執行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協同運營導航平臺的原型：這個平臺需要能夠明確地傳達他的工作體系是怎樣的、目標是什么、執行落地的步驟該怎么操作、執行過程中所需要的資源應該從哪里獲取，以及執行的過程可以怎樣來優化等等，而這個執行的過程支撐著企業各項事務的落地和效果。因此，以人為中心是協同的精髓之所在。
OA功能介紹：
OA軟件的核心應用是：流程審批、協同工作、公文管理(國企和政府機關)、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具(計算機、萬年歷等)。
OA管理平臺基于“框架+應用組件+功能定制平臺”的架構模型，主體部分由30多個子系統組成，包括信息門戶、協同工作、工作流程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計劃管理、會務管理、任務管理、關聯項目、關聯人員、文檔管理、外部郵件、在線考試、車輛管理、物品管理、設備管理、常用工具、辦理中心、在線消息、督辦系統、短信平臺、常用工具、人事管理、功能定制平臺、集成平臺、系統管理等，近萬個功能點。
OA的五大特性
OA強調辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟件就應具備幾大特性：易用性、健壯性、開放性、嚴密、實用。
易用性
沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。
健壯性
必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性。
管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟件必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。
堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用并發數的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網絡速度；也就是說，從理論上講，類似的軟件平臺沒有嚴格的并發數限制。
開放性
能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。
管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯性整合應用。 從技術上看，采用整合性強的技術架構（J2EE）作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。
嚴密性
必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。
企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面的門戶功能。
實用性：80%標準化+20%個性化的絕配。
實用性
軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理發展的要求。
現實中，企業一方面需要軟件盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發展的過程，所以，企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平臺化。
教育行業
隨著新知識經濟時代的到來，我國教育OA管理信息化建設開始朝標準化、規范化的方向發展，對于在原有基礎上加強高校管理、提高教育教學水平、人才培養質量和辦公效率等提出了更高的要求。
計算機信息技術是當代最富有活力和創造力的技術，實踐證明只有把計算機信息技術很好結合到學校教學、管理工作中，大力發展網絡教學應用、建設數字化圖書館、建設全面的網絡社區服務等等，從而形成一流的、數字化的網絡環境、教學資源、教學與學習環境、管理手段和后勤服務，才能為學校現代化教學手段和管理模式的實施提供有力的保障，為教學研究和人才培養構建現代化的信息平臺。
1、校園信息門戶管理
校園信息門戶OA解決方案為學校提供了一個內容展現的個性化窗口，可為校園網用戶提供信息的匯總、分類、搜索、發布；提供面向各類用戶、不同階段的個性化信息展現服務，實現對學校重要新聞、內部通知、規章制度建立協作機制，實現用戶間的信息交流共享。
通過提供的協同OA辦公系統的門戶設置，可以根據單位發展的不同階段，自行搭建不同的信息門戶，實現門戶的個性化、階段化應用，如個人門戶、科室門戶、學校門戶、教委門戶、領導門戶、關聯門戶、知識門戶、制度門戶、新聞門戶等等，從而實現將有用的信息自動推送給有用的人；有權限要求的信息自動推送給有權限的人。把用戶最關心的內容推送給用戶，使用戶一目了然的在一個界面上看到想要看到的信息，提高用戶的工作效率。
2、日常協同管理
即時消息、協同工作解決日常工作中的全部溝通問題，溝通內容便于積累和追溯，信息獲取方式可以是消息提醒框、郵件提醒、短信提醒等方式。合理安排和查詢日常工作計劃、日程和會議，并可將工作流程進行規范和優化，通過強大的表單和流程自定義設計功能，用戶可根據自己的業務特點設計復雜的業務流程及表單，利用現有的sql輸入檢索功能可以抓取本系統及其他系統中的數據，實現和其他系統的數據整合。
3、公文檔案管理
公文檔案管理OA解決方案系統實現了收文管理和發文管理的自動化，功能包括我的收文、發文擬稿、發文草稿、發文查閱、發文設置、簽收公文、收文查閱、收文設置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用。可靈活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。
4、公共信息管理
公共信息包括組織機構、機關最新動態、規章制度、政策法規、辦公辦事指南、工程建設、信息發布等功能，內部用戶可通過本系統平臺，查詢政府內部相關資料，以及相關動態信息。
5、論壇管理
論壇為內部的工作人員提供非正式的溝通交流平臺。用戶可通過論壇管理將更好的利用現代化網絡資源，實現討論發布、信息交流、信息共享，達成共識等功能。
6、會議管理
協同辦公平臺通過會議管理模塊可實現對視頻、非視頻會議相關的各種資源的管理。
7、任務管理
任務管理包括自己給自己安排的任務和領導安排給我的任務，任務管理子系統的目的在于規范工作的目標，領導對任務能進行實時管控。
8、知識管理
知識管理解決方案可以實現如下功能：文件及目錄操作、資料共享發布、文件檢索、日志管理、文件回收站等。
9、郵件管理
個人在日常工作中有可能會給外部的人員發送電子郵件或者接收外部人員發給我的電子郵件，郵件管理子系統提供基于Web的Email發送、閱讀和存儲、查找功能，并支持郵件轉協同。
10、人事管理
主要包括組織機構管理和部門管理，內部人員的調動、請假、出差、離職等人事相關流程，考核和合同管理。
12、車輛管理
辦公室及下屬單位擁有一定數量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項重要工作。本系統要實現集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業車輛管理更加科學、更加規范。
12、物品管理
物品管理主要對各單位內部的辦公用品進行采購、領用管理，對分支機構及部門內部辦公用品的費用分攤以及分支機構、部門內部領用的數量進行統計。
13、設備管理
設備管理的主要作用是完成單位設備日常業務的核算和管理，按部門和單位實現對設備資產的基本信息錄入、查詢、采購、領用、調撥轉移、維修折舊等管理。
14、督辦管理
每一個任務（包括公文處理、個人任務、部門任務等）一般都有一個標準的辦理時間，甚至是細化到每一個流程中處理節點的辦理時間。因此協同辦公系統針對每一個任務流程的每一個處理節點設置了標準辦理時間，如果超過這個時間，可以通過催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理。
15、移動OA辦公管理
移動辦公是一套將移動通信元素與協同辦公系統有機的結合在一起，集日常辦公、信息查看、內部通信等多項功能為一體的在線辦公溝通工具；為實現信息溝通和資源共享，盡量節省投資，應對終端手機有較高的兼容性，不同平臺及智能程度的手機終端能實現相同的功能。
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